VGClubs es todo lo que un club tiene que llevar al día, en un solo lugar: un sitio web de verdad, el dinero, el registro de las juntas y las personas que lo dirigen. De todas formas, casi todos los clubes acaban con una versión desperdigada de esto, mitad en un chat grupal y mitad en el drive personal de alguien, y desaparece el año en que esa persona se gradúa.
Todo empieza con el advisor. Un advisor del personal toma el club a su cargo y recibe una consola, y desde ahí asigna al equipo: un webmaster, un treasurer, un secretary o un rol personalizado con exactamente los permisos que quieras, hasta tres personas por rol. Cada persona asignada inicia sesión con su correo escolar y llega a su propia consola con su trabajo ya listo.
Luego cada quien hace su parte. El webmaster maneja el sitio desde un panel: eventos, noticias, publicaciones, fotos y la mesa directiva, publicados en tuclub.vgspartans.org. El treasurer lleva las cuentas: entradas, salidas, un presupuesto por categoría, reembolsos aprobados y registrados, y un saldo que siempre cuadra. El secretary lleva el registro: agenda la junta, pasa lista, escribe el acta y se la manda al advisor para que la firme, para que haya una sola versión confiable cada año en lugar de cuatro a medias.
La parte que más importa se nota en el segundo año. Los oficiales se gradúan y el advisor reasigna los roles en un par de clics. El sitio, las cuentas y cada acta se quedan exactamente donde estaban, así el club deja de empezar de cero cada otoño. Tampoco se hace público nada antes de tiempo: solo los miembros asignados pueden editar, solo las partes que su rol permite, y el sitio de un club se publica en el momento en que su advisor le da lanzar, no antes.